本文重點
- 找教授為何是成功關鍵，以及現在就該開始的理由
- ACAP vs YSEP 核心差異（修課 vs 研究）、一年 vs 半年的取捨
- 寫信模板與跟進節奏：首信、跟進、感謝與內諾後回覆
- 申請文件清單與時間軸倒推
- 常見地雷與避坑
為什麼找教授要「馬上」開始？
拿到交換名額後，最緊急的任務就是找到一位願意接收你的日本教授作為指導教授。老實說，沒有現有人脈的情況下，這步驟相當具有挑戰性。請注意以下三點：
- 研究匹配度決定你的錄取率：教授看的是你與研究題目的匹配度與可執行性。
- 名額有限＋回信不一定快：學期中、會議季回覆會延後，越早開始越能彈性調整志願。
- 內諾（非正式同意）能大幅加分：雖非必須，但擁有潛在接收教授的支持，審查更具體。
個人經驗
一開始，我也是寄信給一位專注於制震研究的教授，卻長時間未收到回覆。後來決定寄信給系上以前主持東科大遠距課程的教授，才發現之前聯絡的那位教授即將退休，已不再接收學生。
幸運的是，那位課程教授了解我的研究興趣後，直接引薦我給另一位同樣專注於制震與免震研究的新任副教授「佐藤」。沒想到，佐藤老師迅速回信，熱情地歡迎我加入他的研究室。至今，每次看到這封充滿鼓勵的回信，心中仍充滿激動與感激。
ACAP vs YSEP：怎麼選更適合你？（以東科大為例）
東工大提供兩種主要的交換生計畫，分別是研究型計畫的YSEP（Young Scientist Exchange Program）與修課型計畫的ACAP（Academic Cooperation Agreement Program）。以下是兩者的比較：
- YSEP：主要是跟隨指導教授進行研究，沒有固定的修課要求，語言上日語和英語均可使用，適合有明確研究計劃的學生，交換生期間可以從3個月到一年不等。
- ACAP：則著重於學術課程的修習，要求學生參加東工大的英文授課課程，主要以英文進行，適合希望體驗日本大學課程環境的學生，交換生期間為6個月。
以公開資訊與一般經驗整理，實際仍以學校當年公告為準。
| 面向 | ACAP（修課導向） | YSEP（研究導向） |
|---|---|---|
| 主要型態 | 修課為主，可搭配專題 | 進研究室做研究為主 |
| 語言 | 英/日授課並存（依課程） | 研究室語言多為英/日混用 |
| 導師 | 不一定需要先鎖定 | 通常需要先尋找指導教授 |
| 學分 | 有學分修讀要求 | 研究時數與階段成果為主 |
| 產出 | 成績單、課業報告 | 研究報告、簡報、發表可能性 |
| 適合對象 | 想體驗課程、跨領域修課 | 有研究題目或強烈方向 |
| 交換長度 | 半年（視公告） | 半年可行，但一年較佳 |
選擇原則：
- 有明確研究題目、作品集或論文閱讀經驗 → 優先 YSEP
- 想跨修多元課程、尚未確定研究方向 → 優先 ACAP
- 不確定就「先 YSEP、備 ACAP」，時間軸允許時雙軌準備
一年 vs 半年：怎麼選更「對時」
- 研究型（YSEP）：建議一年較穩；半年通常只能完成文獻回顧與部分實作。
- 修課型（ACAP）：半年可行，但要把必修與目標課程對齊；一年可拿到更完整的學分組合。
- 看你的畢業時程、論文進度與經費；必要時先與系辦確認「學分抵免與畢業門檻」。
個人經驗談
大部分的外國學生通常會選擇ACAP，因為其申請流程相對簡單且交換生期間較短。然而，雖然我選擇了ACAP，但為了深入了解日本，我申請一年的交換。這個決定背後有以下幾個原因：
- 深入研究：許多學長姐反映，僅交換半年時間，感覺剛剛適應環境就要回國，研究計畫無法深入展開。而選擇一年計畫，可以有更多時間投入研究，取得更具實質性的成果。
- 語言學習：一年時間讓我有足夠的時間提升日語能力，融入當地生活，這對未來的國際職涯大有幫助。
- 學業深度：一年交換可讓我在學業上有更深入的理解和體驗，為未來申請研究所或進一步深造奠定堅實基礎。
時程與倒推（建議）
- 在申請母校的交換時，同時進行：
- 鎖定研究領域與關鍵字（例：耐震、制震、BIM/CIM、橋梁健康監測）
- 建「教授清單」3–7 位：姓名、研究室、近 3 年論文、Email、是否有交換經驗
- 閱讀每位教授 2–3 篇近期論文，整理 150–200 字筆記與可能切入點
- 準備英文/日文版 CV、自我介紹簡報（5 頁內）
- 獲得校內甄選成功後馬上：
- 寄出首封 Email（模板見下，附上個人資歷）
- 2 週未回覆 → 第一次禮貌跟進
- 若收到正向回覆 → 準備 1–2 頁研究構想（含動機、背景、方法輪廓、預期貢獻）
- 根據教授指示，針對意向教授調整計畫書（看教授）
- 視情況安排線上簡談（10–20 分鐘）
- 需要時請對方提供「願意接收交換生」之確認信
- 獲得內諾後：
- 依對方學校流程送件（同時準備 ACAP／YSEP 所需資料）
寫信找教授模板（可自行翻譯成英文模板）
首封（First contact）
Subject: Prospective exchange student interested in your research on [關鍵主題] – from [你的學校/系所]
Professor [姓] 先生/女士 您好：
我叫 [你的姓名]，目前就讀 [你的學校、系所、年級]，研究興趣為 [A/B/C]。近期閱讀了您與研究室在 [主題或論文名，年份] 的成果，特別對 [具體方法/結果/應用] 感到啟發。
我計畫於 [學期、年份] 以交換學生身份前往 [目標學校] 進行 [ACAP/YSEP]。若能在您的指導下進行 [簡述你可做的方向，1–2 句]，我相信可在 [時間] 內完成 [可行的階段成果，例如實驗、小規模數值分析、文獻回顧＋方法重現]。
附件為我的 CV（中/英文），並在下方簡述我過去相關經驗：
– [競賽/專題 1，量化成果]
– [課程/工具 2，與主題的關聯]
– [語言能力]
若方便，能否請您評估是否有機會接收我於該期間加入研究室？如需進一步資料，我很樂意補充。非常感謝您的時間。
Best regards,
[你的姓名]
[學校／系所]
[Email]
第一次跟進（Follow‑up，+14 天）
Subject: Follow-up on exchange research opportunity (YSEP/ACAP) – [你的姓名]
Professor [姓] 您好：
上次寄信想請教是否有機會於 [學期] 以交換生身份加入研究室。補充一點，我目前的構想是 [1–2 句摘要]，預計產出 [階段成果]。若此方向不合適，是否建議我參考研究室的 [另一主題]？
謝謝您撥冗，期待您的指教。
[你的姓名]
收到正向意向（回覆與感謝）
Professor [姓] 您好：
非常感謝您的回覆！我會依您建議補充 [需要補充的資料/成果]。若您同意，我會於 [日期] 前送出對方學校申請，並將您列為預定指導教授。也想請問是否需要任何院內程序或文件？
再次致謝。
[你的姓名]
申請文件清單（研究導向情境，依校方公告調整）
成功取得老師的內諾後，接下來就是遵循東科大的申請流程。通常會有一位留學生支援室的聯絡人與候選者聯繫，並請求提交以下資料：
- 推薦函：兩封
- 內諾信：1封
- 護照影本
- 成績單
- 獎狀證明
- 其他相關文件
準備這些文件時，需確保每一項都齊全且符合要求，以避免延誤申請進度。
避坑清單（最常見 8 件事）
- 只寄一位教授、被動等回覆（提高分散風險：3–7 位名單）
- 信件太長、沒有「你能做什麼」的具體內容
- 沒讀近期論文就寫信（至少 2–3 篇，點名方法或結論）
- 沒附 CV 或作品連結
- 沒設定跟進節奏（+14 天、+21 天）
- 將 ACAP/YSEP 視為可互換，文件敘述不匹配計畫性質
- 沒有時間軸的產出承諾（教授看重可執行性）
- 忘記同步準備「備案教授與備案計畫」
常見問題（FAQ）
- Q寫信多久沒回要換人？
- A
建議第一次在 14 天後跟進，第二次在 21–28 天；若仍未回覆，可聯絡同領域的下一位教授。最多同時維持兩位聯絡，因為拒絕已口頭答應你的教授不太禮貌。祝大家都能一位就成功！
- Q沒有「內諾」可申請嗎？
- A
個人建議一定要內諾。基本上沒有內諾很難通過交換學校的甄選，若真的沒辦法找到教授給內諾，請多利用學校人脈（教授或是導師）幫忙推薦等等也是一種方法。
- Q英文不好、日文也一般，怎麼辦？
- A
優先準備英文版文件與信件（簡潔精準）。若研究室主要使用日文，可附上日文簡短自我介紹＋研究摘要，展現投入。
- QACAP 同時能做研究嗎？
- A
視課程與研究室安排。可先修課、後半學期加入小型專題，但需確認學分與時間負擔。
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